Outsourcing w TFI–jak właściwie powierzyć wykonywanie niektórych czynności podmiotom zewnętrznym? cz.II

Outsourcing w TFI–jak właściwie powierzyć wykonywanie niektórych czynności podmiotom zewnętrznym? cz.II

Druga część artykułu dotyczącego outsourcingu w TFI.

Konstruując umowę warto mieć na względzie art. 75 Rozporządzenia 231/2017 – mimo, iż jego treść odnosi się wprost do powierzenia zarządzania alternatywnym funduszem inwestycyjnym, to przedstawione tam wymogi mają charakter uniwersalny i mogą z powodzeniem zostać zastosowane również w odniesieniu do innego typu outsourcingu. Dotyczy to w szczególności kwestii ochrony informacji poufnych czy posiadania odpowiedniej wiedzy i kompetencji.

Ważne jest również, aby umowa outsourcingowa zawierała zamknięty katalog powierzanych czynności. Nie może bowiem dojść do sytuacji, w której zakres powierzenia pozostaje niejasny. Podział kompetencji powinien być transparentny i niebudzący najmniejszych wątpliwości.

Precyzyjnie sporządzona umowa nie stanowi bynajmniej jedynego elementu, który zapewnia właściwy outsourcing. Konieczne jest jeszcze wdrożenie mechanizmów, które zagwarantują wykonywanie jej postanowień. Służyć temu powinien bieżący nadzór nad podmiotem, któremu towarzystwo powierzyło wykonywanie określonych czynności. Zakres nadzoru powinien, rzecz jasna, być zależny od zakresu powierzonych czynności nie ma jednak wątpliwości, że im wnikliwiej Towarzystwo przyglądać będzie się działalności insourcera, tym wyższy standard jakości usług będzie wstanie zapewnić uczestnikom funduszu.

Podkreślić należy, że Towarzystwo nie może tłumaczyć zaniedbań w nadzorze profesjonalnym charakterem działalności podmiotu, któremu powierzyło wykonywanie czynności. Co więcej, niezależnie od kompetencji i doświadczenia insourcera zalecane jest dokonywanie niezależnej weryfikacji podejmowanych działań np. w drodze odtworzenia procesu podejmowania decyzji inwestycyjnych i dokonania własnych analiz na podstawie przyjętych przez insourcera założeń. Istotne jest bowiem, aby nadzór miał charakter faktyczny, a nie jedynie formalny. Tytułem przykładu wskazać można sytuację powierzenia zarządzania portfelem – wówczas towarzystwo nie może arbitralnie zakładać, ze przeprowadzone przez insourcera analizy i szacunki w kontekście wycen aktywów czy prognozowanej stopy zwrotu są poprawne, lecz powinno dokonać ich wnikliwego sprawdzenia. Z tego względu wymaga się, aby insourcer przekazywał towarzystwu nie tylko ostateczny wynik swoich obliczeń, ale wszystkie przyjęte założenia oraz zastosowaną metodę obliczeń.

W ślad za Rozporządzeniem 231/2017 przyjmuje się, że Towarzystwo zapewnia skuteczny nadzór nad procesem powierzenie wykonywania określonych czynności, w szczególności gdy:

  1. posiada dostęp do danych związanych z przekazanymi funkcjami oraz lokalu przedsiębiorstwa insourcera;
  2. insourcer ściśle współpracuje z Towarzystwem w zakresie powierzonych funkcji, w tym przekazuje na bieżąco wszelkie istotne informacje i dokumenty;
  3. insourcer niezwłocznie udostępnia właściwym organom wszystkie informacje niezbędne do nadzorowania zgodności wykonywania przekazanych funkcji.

Powyższe przesłanki powinny być jednak traktowane w kategoriach niezbędnego minimum – im szersze uprawnienia Towarzystwa tym mniejsze ryzyko związane z powierzeniem.

Aby nadzór towarzystwa nad podmiotem, któremu powierzyło wykonywanie czynności był efektywny rekomenduje się wdrożenie wewnętrznej procedury bieżącego przeglądu usług, która precyzyjnie określać będzie kroki podejmowane przez Towarzystwo w celu zapewnienia, że outsourcowane czynności wykonywanie są zgodnie z prawem i umową.  Dodatkowo, proces bieżącego przeglądu usług oraz nadzoru nad wykonywanie powierzonych funkcji powinien podlegać kontroli w ramach kontroli wewnętrznej towarzystwa, przeprowadzanej przez komórkę nadzoru zgodności działalności z prawem oraz komórkę audytu wewnętrznego, zaś ryzyko związane z outsourcingiem powinno być stale monitorowane przez komórkę ds. zarządzania ryzykiem.

Mimo, iż outsourcing jest mechanizmem, który w wielu przypadkach znacznie usprawnia działanie towarzystwa to z prawnego punktu widzenia jest zagadnieniem niezwykle złożonym, wymagającym nie tylko wszechstronnego przygotowania, ale również stałego nadzoru. Nie wystarczy bowiem odpowiednio zaplanować proces powierzenia wykonywania określonej działalności, należy jeszcze stale monitorować wdrażanie ustalonych zasad. Dbałość o dochowanie najwyższych standardów w tym zakresie pozwoli na uniknięcie niepotrzebnych ryzyk.

Aleksandra Kopeć

Prawnik
Dział Prawa Rynku Kapitałowego

sadkowski_logo_niebieska_ramka

 

 

 

 

ZASADYEMISJI_WARSZTATY

 

BACK                                                HOME                                             NEXT  

No Comments

Leave a Comment