Outsourcing w TFI–jak właściwie powierzyć wykonywanie niektórych czynności podmiotom zewnętrznym? cz.I

Outsourcing w TFI–jak właściwie powierzyć wykonywanie niektórych czynności podmiotom zewnętrznym? cz.I

Pierwsza część artykułu dotyczącego outsourcingu w TFI.

Outsourcing polega na powierzeniu wykonywania pewnych czynności podmiotowi zewnętrznemu. Do głównych zalet outsourcingu zalicza się wzrost efektywności, redukcję kosztów oraz profesjonalizacja i podniesienie jakości świadczonych usług, dzięki zapewnieniu, że określony wycinek działalności będzie wykonywany przez podmiot wyspecjalizowany. Ze względu na to, że  istotą outsourcingu nie jest jednorazowe zlecenie, lecz nawiązanie długofalowej współpracy w określonym zakresie, jego właściwe ustandaryzowanie ma niebagatelne znaczenie dla działalności całego podmiotu.

Na gruncie ustawy o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi (Dz. U. z 2020 r. poz. 95) (dalej: Ustawa o funduszach) outsourcing regulowany jest przez art. 45a. Przepisy przewidują szczególne warunki konieczne do spełnienia, aby towarzystwo mogło powierzyć przedsiębiorcy lub przedsiębiorcy zagranicznemu wykonywanie czynności związanych z działalnością prowadzoną przez to towarzystwo. Obostrzenia w tym zakresie mają na celu przede wszystkim ochronę interesów uczestników funduszu oraz zapewnienie odpowiedniego stopnia profesjonalizmu towarzystwa.

W pierwszej kolejności wskazać należy, iż outsourcing musi być uzasadniony. Innymi słowy, towarzystwo powinno być w stanie obiektywnie uzasadnić powierzenie wykonywania danej czynności oraz zakres tego powierzenia. Istotną wskazówką w ustaleniu powyższej kwestii są przepisy Rozporządzenia 231/2013, zgodnie z którymi outsourcing można uznać za uzasadniony, gdy zapewnia:

  1. Optymalizację funkcji i procesów działania;
  2. Oszczędność kosztów;
  3. Wiedzę specjalistyczną z zakresu administracji lub konkretnych rynków bądź inwestycji;
  4. Dostęp do możliwości dokonywania transakcji na skalę globalną.

Co istotne, powierzenie wykonywania czynności nie może prowadzić do zaprzestania faktycznego wykonywania działalności przez towarzystwo, czyli sytuacji, w której towarzystwo pełni wyłącznie funkcję tzw. „skrzynki pocztowej”, podczas gdy rzeczywista działalność skoncentrowana jest w rękach podmiotu zewnętrznego. Oznacza to również, że nie powinno łączyć się wszystkich powierzonych czynności w jednym podmiocie. Nie jest również możliwe powierzenie wykonywania czynności, które są zastrzeżone do wyłącznej kompetencji towarzystwa np. reprezentowania funduszu. Schemat przekazania zadań musi być zaprojektowany w ten sposób, aby towarzystwo nadal posiadało instrumenty zapewniające mu rolę ostatecznego decydenta.

Towarzystwo zlecając określone czynności musi również zapewnić, że nie wpłynie to niekorzystnie na sprawowanie przez Komisję efektywnego nadzoru nad towarzystwem oraz że interes uczestników funduszu nie zostanie naruszony.

W rozważaniach na temat zasad outsourcingu w TFI nie można pominąć podmiotu, który będzie wykonywał powierzone czynności (insourcera). Towarzystwo ma obowiązek wykazać zachowanie należytej staranności w jego wyborze, co w praktyce oznacza, iż powinno  w sposób niezwykle wnikliwy zweryfikować każdy aspekt jego działalności, w tym w szczególności wiedzę i doświadczenie jego pracowników, posiadane warunki organizacyjno-techniczne oraz aktualną kondycję finansową. Przedsiębiorca, któremu powierzono czynności powinien również posiadać nieposzlakowaną opinię.

Wybór odpowiedniego podmiotu ma kluczowe znaczenie, biorąc pod uwagę, że to towarzystwo odpowiedzialne jest za wykonywanie powierzonych zadań (w tym za ich wykonywanie zgodnie z prawem). Oznacza to, że za szkody spowodowane niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy o powierzeniu towarzystwo ponosi wobec uczestników funduszu odpowiedzialność solidarną z insourcerem. Nie ma zatem wątpliwości, że właściwe zredagowanie umowy outsoucingowej jest kwestią fundamentalną i pozwala na istotne zmitygowanie ryzyk związanych z powierzeniem.

Zawierając umowę outsourcingu, towarzystwo powinno zagwarantować sobie przede wszystkim:

  1. możliwość wpływania na działania insourcera w zakresie, w jakim realizuje on umowę z towarzystwem. Przesłanka może być zrealizowana w szczególności poprzez zagwarantowanie towarzystwu uprawnień do wydawania wiążących instrukcji i poleceń insourcerowi oraz istnienie stosownych instrumentów umożliwiających skuteczne egzekwowanie ich wykonania.
  2. możliwość rozwiązania umowy przez towarzystwo ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli leży to w interesie uczestników funduszu inwestycyjnego. Należy jednak pamiętać, że rozwiązanie umowy nie może doprowadzić do utraty ciągłości działania towarzystwa – niezbędne jest zatem podjęcie przez towarzystwo kroków, które temu zapobiegną. Ciągłość działania może być zagwarantowana m.in. dzięki zatrudnianiu przez towarzystwo osób posiadających wiedzę i kompetencje do samodzielnego wykonywania powierzonych czynności, a także zapewnieniu stałego obiegu dokumentów i informacji pomiędzy towarzystwem a insourcerem.
  3. prawo do informacji, inspekcji i dostępu do ksiąg oraz pomieszczeń, prawo do przeprowadzania kontroli insourcera. Towarzystwo powinno mieć wiedzę na temat wszystkich istotnych okoliczności dotyczących podmiotu, któremu powierzyło wykonywanie czynności.

 

Aleksandra Kopeć

Prawnik
Dział Prawa Rynku Kapitałowego

sadkowski_logo_niebieska_ramka

 

 

 

 

ZASADYEMISJI_WARSZTATY

 

BACK                                                HOME                                             NEXT  

No Comments

Leave a Comment