Funkcja ABI w praktyce

Funkcja ABI w praktyce

 

Właściwe przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych wymaga szeregu czynności.  Co i jak robić, aby niczego nie pominąć? Lektura obowiązkowa dla wszystkich ABI.

 

 

FUNKCJA ABI W PRAKTYCE

zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych

 

Podstawowe zadania Administratora Bezpieczeństwa Informacji zostały zdefiniowane w art. 36a ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych. Realizacja tych zadań wymaga posiadania przez ABI wiedzy zarówno z zakresu przepisów prawa, funkcjonowania systemów teleinformatycznych, informatyki śledczej, ale także wiedzy z zakresu prowadzania szkoleń, ataków socjotechnicznych, kontroli i opracowywania specjalistycznej dokumentacji.

 

Właściwe przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych możliwe jest w szczególności dzięki:

  • sprawdzeniu zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych,

  • opracowywaniu sprawozdań dla administratora danych, dotyczących powyższego zakresu,

  • nadzorowaniu opracowania i aktualizowania dokumentacji, wymaganej przepisami o ochronie danych osobowych oraz rozporządzeniami wykonawczymi,

  • zapoznaniu osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych,

  • prowadzeniu przez ABI rejestru zbiorów danych osobowych.

 

W procesie planowania i realizowania sprawdzeń w zakresie zgodności przetwarzania danych osobowych warto współpracować i konsultować się z jednostką audytu wewnętrznego w organizacji. Audyt wewnętrzny posiada wypracowaną metodykę w planowaniu okresowych audytów oraz w przygotowywaniu wymaganej dokumentacji w tym zakresie.

 

Do planu sprawdzeń zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych możemy wybrać: proces realizowany w organizacji, jeden ze zbiorów danych lub wybrane systemy, w których przetwarzane są dane osobowe, ale warto również uwzględnić kontrole przestrzegania obowiązków przez procesorów (korzystając z metody doboru próby).

 

Rozporządzenia wykonawcze do ustawy o ochronie danych osobowych określają:

  • przegląd, zakres oraz terminy przeprowadzenia sprawdzenia,

  • zasady przygotowania planu sprawdzeń,

  • termin przedstawienia planu administratorowi danych (1 miesiąc przed rozpoczęciem sprawdzenia) oraz poinformowania o planowanym sprawdzeniu kierownika jednostki objętej sprawdzeniem (7 dni),

  • sposób i zakres dokumentowania sprawdzenia, podobnie jak dla dowodów audytowych.

 

Sprawdzenia mogą być realizowane dla administratora danych, ale również dla Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO), w trybie:

  • sprawdzenia planowego – zgodnie z przygotowanym wcześniej planem,

  • sprawdzenia doraźnego – w przypadku podejrzenia wystąpienia lub wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych,

  • sprawdzenia na wniosek GIODO – w zakresie i terminie wskazanym przez organ nadzorczy.

 

Opracowywanie sprawozdań dla administratora danych lub GIODO z przeprowadzonych wcześniej sprawdzeń jest bardzo zbliżone do opracowywania raportów z przeprowadzanych audytów. W tym przypadku również warto skorzystać z doświadczenia i wiedzy jednostki audytu wewnętrznego.

 

Ustawa o ochronie danych osobowych definiuje zakres sprawozdania z przeprowadzonego sprawdzenia, który powinien zawierać:

1) oznaczenie administratora danych i adres jego siedziby lub miejsca zamieszkania;

2) imię i nazwisko administratora bezpieczeństwa informacji;

3) wykaz czynności podjętych przez administratora bezpieczeństwa informacji w toku sprawdzenia oraz imiona, nazwiska i stanowiska osób biorących udział w tych czynnościach;

4) datę rozpoczęcia i zakończenia sprawdzenia;

5) określenie przedmiotu i zakresu sprawdzenia;

6) opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku sprawdzenia oraz inne informacje mające istotne znaczenie dla oceny zgodności przetwarzania danych z przepisami o ochronie danych osobowych;

7) stwierdzone przypadki naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych w zakresie objętym sprawdzeniem wraz z planowanymi lub podjętymi działaniami przywracającymi stan zgodny z prawem;

8) wyszczególnienie załączników stanowiących składową część sprawozdania;

9) podpis administratora bezpieczeństwa informacji, a w przypadku sprawozdania w postaci papierowej – dodatkowo parafy administratora bezpieczeństwa informacji na każdej stronie sprawozdania;

10) datę i miejsce podpisania sprawozdania przez administratora bezpieczeństwa informacji.

 

Sprawozdanie może być przygotowywane w wersji elektronicznej lub papierowej.

Dodatkowo w ramach przeprowadzanych sprawdzeń warto:

  • ocenić wypełnienie obowiązków ustawowych przez administratora danych osobowych, 

  • uwzględnić wnioski i zalecenia dotyczące działań naprawczych,

  • wskazać osoby odpowiedzialne za realizację zaleceń,

  • wskazać terminy realizacji zaleceń pokontrolnych,

  • monitorować realizację zaleceń,

  • wyniki tego monitoringu raportować do administratora danych.

 

Na rynku pojawiły się opinie, że znowelizowane przepisy o ochronie danych osobowych zostały przeregulowane.  W mojej ocenie stanowią jednak dobrą propozycję rozwiązań, ponieważ ułatwiają – szczególnie początkującym ABI – zrozumienie wymagań ustawowych.

 

Dodatkowy zakres wymagań dla DPO (data protection oficer), odpowiednika obecnego ABI, określi Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych. Jest to związane z informacją przekazaną przez Komisję Europejską dotyczącą zakończenia negocjacji w ramach tzw. „trialogu”, co nastąpiło 15 grudnia ub. r. W następstwie porozumienia politycznego osiągniętego podczas rozmów trójstronnych, ostateczne teksty zostaną oficjalnie przyjęte przez Parlament Europejski i Radę na początku 2016 r. Nowe przepisy zaczną obowiązywać po upływie dwóch lat

 

Jolanta Gasiewicz

Inspektor ds. Bezpieczeństwa Informacji

PKO PB Finat

 

 

 

 

 

BACK                                                HOME                                              NEXT

No Comments

Leave a Comment